O Estado do Paraná registrou em 2019 uma economia de R$ 1,1 milhão com a adoção do e-Protocolo. Desenvolvido para ser a porta de entrada de todas as demandas aos serviços públicos estaduais, o sistema visa promover mudanças na administração pública com a adoção de práticas inovadoras para tornar o Estado mais eficiente na entrega de resultados à população.

A economia leva em conta a redução no consumo de serviços de reprografia e uso de papel. Dos 777.987 protocolos registrados no Estado em 2019, 621,6 mil foram digitais, aproximadamente 80% do total. O objetivo é atingir a marca de 100% e tornar toda a tramitação processual paranaense exclusivamente eletrônica.

REPROGRAFIA - O contrato de reprografia foi firmado prevendo um consumo mensal de 6 milhões de folhas impressas. Em 2019, no entanto, a média mensal foi de 3,6 milhões de impressões, uma queda de 40% no consumo. Em valores, somando os serviços de impressão e digitalização, em 2019 foi registrada queda de 36% no custo mensal no contrato de reprografia. A média mensal foi de R$ 109,6 mil gastos com o serviço contra os R$ 171,9 mil projetados para o mesmo período. No ano, a economia chegou a R$ 700 mil.

Fora isso, também se verificou queda no consumo de papel. Os processos digitais registrados em 2019 somaram 20,9 milhões de páginas. Isso significa dizer que 41,8 mil resmas de papel deixaram de ser consumidas, gerando uma economia de aproximadamente R$ 600 mil.

MAIS ECONOMIA - O Departamento de Arquivo Público (DEAP), responsável por guardar os processos arquivados de todo Estado, estima que manter 100 mil processos armazenados custa ao Paraná cerca de R$ 41 mil mensais. Considerando os processos digitais protocolados em 2019, o Paraná teria que desembolsar R$ 3 milhões caso tivesse que armazená-los.

A economia também pode ser calculada em número de árvores que deixaram de ser cortadas, visto que o consumo de papel caiu. As 20,9 milhões de páginas dos processos digitais do ano passado permitiram que 12,4 mil árvores deixassem de ser cortadas. Cada árvore produz 10.000 folhas de papel, ou seja, 20 resmas de 500 folhas.

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E-Protocolo reduz burocracia e tempo de tramitação de processos

O e-Protocolo trouxe não só economia de recursos, mas também importantes reduções no tempo de tramitação dos processos.

O trâmite dos processos de aposentadorias – que da forma física chegava a levar 136 dias – passou para 50 dias com o sistema digital, segundo dados da ParanaPrevidência.

Na Secretaria de Administração e da Previdência (Seap), o tempo médio de tramitação dos processos caiu consideravelmente. Para se ter uma ideia, o processo de compra de materiais – quando o trâmite se dava em papel – chegava a 30 dias entre o início do protocolado e a liberação para licitação. Com a adoção do protocolo digital, o tempo médio caiu para sete dias.

No Departamento de Patrimônio da Seap, o tempo médio de tramitação de processos de elaboração de Termo de Vinculação e Responsabilidade está cinco vezes mais rápido com o protocolo digital.

Em outras secretarias de governo o ganho também é evidente. Na Procuradoria-Geral do Estado, o tempo médio de tramitação de expedientes administrativos foi reduzido de 149 para 10 dias após a adoção do e-Protocolo Digital.

Outro exemplo de sucesso vem da Coordenação da Região Metropolitana de Curitiba (Comec), que passou a adotar o protocolo 100% digital em processos de parcelamento do solo nos municípios da Grande Curitiba. O órgão deixou de exigir, por exemplo, assinatura nos processos. Isso fazia com que os mesmos fossem impressos, assinados para depois serem escaneados. Com a mudança na regra, os projetos já são enviados diretamente de forma digital para anuência, desburocratizando os trabalhos.

A Secretaria do Desenvolvimento Urbano (SEDU) cadastrou os 399 municípios do Paraná no sistema e-Protocolo, com o objetivo de facilitar os processos de liberação de recursos aos municípios e que são feitos pela Sedu. Além de dar agilidade e reduzir a zero o uso do papel, o uso do e-Protocolo permite a assinatura de convênios à distância, pela Internet – mediante certificação digital. Fora isso, a adoção do e-protocolo nas relações entre Estado e municípios reduzem gastos com correios (postagem) e diárias de viagens com as assinaturas de documentos a distância.

COMO FUNCIONA – Qualquer pessoa pode se cadastrar no e-Protocolo para iniciar demandas junto ao Governo do Paraná ou para consultar o andamento de solicitações. Para cidadãos em geral, é preciso efetuar um cadastro no Paraná Inteligência Artificial (PIÁ). A plataforma permitirá que o cidadão tenha acesso a serviços, de forma ágil e personalizada.

Com o cadastro feito no PIÁ, basta acessar o site do e-Protocolo, clicar  na aba “Ainda não sou cadastrado” e seguir as orientações.

O cadastro dos servidores públicos e usuários externos devem ser atualizados pelo Gestor de Acesso do Órgão ao qual pertencem, de acordo com as atividades que desempenharem em sua unidade administrativa.